Não se fala em outra coisa nos meios de comunicação além de crise, é problema pra todo lado ultimamente. Não quero eu aqui falar mais do mesmo, mas preciso sim externar uma grande preocupação que vem me afligindo nas últimas semanas: crise de confiança.

 

Ao contrário do que você possa estar pensando não estou, e nem vou, falar sobre a crise de confiança que envolve nossos atuais governos nacional ou estadual, mas sim da crise de confiança que nossas empresas vivem, ou possivelmente venha a vivenciar em suas equipes.

Trabalho há mais de 15 anos com contabilidade empresarial, porém jamais nosso escritório detectou tantos casos de desvios ou atos ilícitos praticados contra a empresa por seus colaboradores.

Pois é, já não bastam todas as preocupações frente aos riscos inerentes ao atual cenário econômico, precisaremos apurar ainda mais nossos controles internos, pois esse é um risco crescente e, infelizmente, o tamanho do risco frequentemente é diretamente proporcional ao tamanho da confiança depositada.

Calma, eu realmente não quero afirmar que o mundo é mau, nem tenho a pretenção de "colocar minhocas em sua cabeça". O que pretendo apenas é validar sua confiança, pois quem não deve, nada tem a temer.

Mais do que isso, acredito fortemente em um ditado popular antigo, o qual diz que "a dificuldade é a pior conselheira", pois pessoas em dificuldade podem não enxergar outra saída aos seus problemas, sendo tentados a praticar atos que em outro contexto, possivelmente não os fariam, ou mesmo nem consentiriam.

Portanto, seja seu negócio grande ou pequeno, sugiro atenção especial à alguns pontos, que podem parecer simples ou mesmo até óbvios, mas afinal de contas, pessoas fumam mesmo sabendo dos problemas que podem ser causados pelo cigarro, não é mesmo?!

Caixa/Bancos

Tenha um controle destas contas correntes, conferindo todos os comprovantes, tanto de saídas quanto de entradas. Tenha atenção especial para descontos concedidos a clientes (se estes realmente foram concedidos), e também mantenha um controle em separado para cheques pré-datados recebidos. A instalação de câmera na área do caixa também pode ser útil, inclusive para desfazer possíveis equívocos no fornecimento de troco errado, por exemplo.

Controle de Estoque

Acompanhe a expedição das mercadorias aos clientes, e proceda conferências mensais, seja por contagem total (quando possível) ou pelo menos por amostragem variável. Escolha dentre os produtos de maior circulação alguns itens que serão contados. Caso exista divergência em algum, proceda a contagem total. Atenção no recebimento das mercadorias compradas, a conferência preferencialmente deve ser realizada por pessoa que não esteja ligada ao setor de compras. Câmeras nos acessos aos estoques também podem ser úteis.

Controle de Entregas dos Produtos

Caso você possua vendedores externos, exija a apresentação do canhoto de entrega dos produtos assinado pelo cliente, e sorteie alguns clientes para um controle de qualidade na entrega, onde dentre outras informações, confirme se a entrega ocorreu em conformidade com o acordado. Se for possível delegar a entrega a outra pessoa que não o próprio vendedor, ainda melhor.

Cobrança

A pessoa que vende preferencialmente não deve realizar a cobrança ao cliente. Para um controle eficiente, é importante que sejam particionadas (compartilhadas) as atividades da empresa, pois quanto mais pessoas envolvidas, menor a chance de fraudes.

Enfim, estas são apenas algumas dicas que podem prevenir possíveis prejuízos, ou até mesmo evitar que pessoas queridas, que bons vendedores ou mesmo que pessoas dignas de sua confiança o deixem de ser, pois afinal de contas, pessoas são boas até deixarem de ser…

 

Guilherme Sturm
Sócio/Planejamento Financeiro Essent